Ob Sie wollen oder nicht
Meetings haben nicht nur einen schlechten Ruf, sie werden ihm auch gerecht. Fakt ist aber auch, diese Meetings könnten alle besser sein. Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich jedes (wirklich jedes) Meeting in ein effektives Instrument des Fortschritts verwandeln. Pascal Baumgartner und Danny Wünsch, die Autoren von «Happy Meeting» zeigen Ihnen, wie. Denn gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind Unternehmenskultur und Innovationskraft entscheidende Wettbewerbsvorteile. Und beides steht und fällt mit der Qualität Ihrer Meetings.
Von Pascal Baumgartner und Danny Wünsch
Meetings sind der reinste Horror
Erinnern Sie sich an den Science-FictionKlassiker «Der Tag, an dem die Erde stillstand»? Genauso fühlen sich Meetings oft an: Sie sitzen in einem Raum, es werden monotone Updates vorgelesen, und eigentlich haben Sie echte Arbeit zu erledigen. Sie werfen einen Blick auf die Uhr und stellen fest, dass in der letzten Stunde nur fünf Minuten vergangen zu sein scheinen, obwohl das Meeting noch 90 Minuten dauern soll. Plötzlich verstehen Sie Einsteins Relativitätstheorie. Was Sie dagegen nicht verstehen können: Warum sitzen Sie eigentlich in diesem Meeting?
Mit dieser Frage sind Sie nicht allein. Der «State of Work Report» von Slack zeigt auf, dass 43% der Meetings aus Sicht deutscher Arbeitnehmer als überflüssig empfunden werden. Diese allgemeine Wahrnehmung wird durch die Forschung von Dr. Rogelberg von der University of North Carolina untermauert, der die Kosten ineffizienter Meetings aufzeigt: Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden erleidet jährlich einen Verlust von durchschnittlich 2,5 Millionen Euro durch unproduktive Meetings.
Für Inhaber kleiner oder mittelständischer Unternehmen sind diese Zahlen natürlich beängstigend. Machen sie doch deutlich, dass der eigentliche Horror gar nicht die Meetings selbst sind, sondern der wirtschaftliche Schaden, den sie langfristig anrichten. Dabei stehen nicht nur die finanziellen Verluste im Vordergrund, sondern noch viel wichtigere Werte. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowie die Innovationsfähigkeit sind zentrale Erfolgsfaktoren für KMU. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit spielen eine entscheidende Rolle für Ihren Erfolg.
Zeit für eine gute Nachricht: Unsere Forschungen für das Buch «Happy Meeting – Das Playbook für eine grossartige Zukunft» haben gezeigt, dass diese Fakten zwar zutreffen, aber nur die halbe Wahrheit darstellen. Statt uns auf die negativen Auswirkungen schlecht geführter Meetings zu konzentrieren, wollen wir den Blick auf das Potenzial von effektiv gestalteten Meetings lenken. Denn das ist die andere Hälfte der Wahrheit:
Meetings sind die reinsten Fortschrittsmaschinen
In produktiven Meetings gedeihen Kollaboration, Inspiration, Motivation und eine starke Unternehmenskultur. Sie sind der Nährboden für Teamgeist, Mitarbeiterzufriedenheit, innovative Ideen und effektiven Wissenstransfer über Abteilungsund Generationsgrenzen hinweg. Wenn Meetings effizient gestaltet sind, ermöglichen sie Mitarbeitenden, ihre Aufgaben effektiver zu erledigen, und schaffen Raum für persönliche Projekte und eine ausgewogene Work-Life-Balance. In vielen Branchen könnte eine effizientere Meetingkultur sogar die Einführung einer Vier-Tage-Arbeitswoche ermöglichen. Produktive Meetings sind damit nicht nur ein Mittel zur Steigerung der Effizienz, sondern auch ein entscheidender Faktor, um den Fortschritt in einer sich rasant entwickelnden technologischen Welt zu beschleunigen – ein unschätzbarer Vorteil für Unternehmen jeder Grösse.
Schliessen Sie sich der Meeting-Revolution an!
Der erste Schritt ist wirklich einfach: Wenn Sie das nächste Mal ein Meeting eintragen, überlegen Sie sorgfältig, wer wirklich daran teilnehmen muss. Die Menschen, die in den 43% der überflüssigen Meetings sitzen, wurden schliesslich von irgendjemandem dazu eingeladen. Planen Sie Ihr Meeting am besten auch gleich 25% kürzer. Es ist ein bekanntes Phänomen, dass Menschen dazu neigen, genauso lange für die Erledigung einer Aufgabe zu benötigen, wie ihnen dafür zur Verfügung steht. Mit zwei einfachen Kniffen haben Sie Ihre Meetings bereits viel effizienter gemacht. Aber wir wollen nicht nur quantitativ einen Unterschied machen, sondern vor allem qualitativ.
Die drei Säulen effektiver Meetings: Energie, Struktur und Dokumentation
Die Energie der Teilnehmenden ist ein Schlüsselelement für erfolgreiche Meetings. Positive Energie lässt sich in jeder Besprechung und mit jedem Team erzeugen. Ein oft unterschätzter Aspekt dabei ist der Spass: Spass steigert Kreativität und Offenheit. Das einfachste, aber wirkungsvollste Mittel für positive Energie in Meetings: Lächeln. Auch die Gestaltung des Umfelds ist nicht zu vernachlässigen. Ein angenehmes, helles und gut belüftetes Ambiente fördert die Energie im Raum. Überprüfen Sie Ihre Meetingräume und überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche Verbesserungen möglich sind. Vielleicht ziehen Sie auch einen professionellen Innenausstatter hinzu.
Ganz wichtig: Beginnen Sie Ihre Meetings stets mit einem Warm-up oder Check-in. Diese Elemente bereiten die Teilnehmenden mental auf das Meeting vor, helfen dabei, den Fokus zu bewahren und das Meeting mit klaren nächsten Schritten abzuschliessen.
Eine klare Struktur ist das Herzstück effektiver Meetings. Das ist zwar offensichtlich, wird aber oft genauso offensichtlich vernachlässigt. Eine gut durchdachte Agenda verleiht dem Meeting nicht nur Struktur, sondern auch Ziel und Zweck. Im Meeting selbst ist eine klare Rollenverteilung entscheidend. Jedes Meeting sollte einen Moderator, einen Zeitwächter und einen Protokollführer haben. Für längere oder grössere Treffen ist es ratsam, zusätzlich einen Fokuswächter zu bestimmen.
Timeboxing ist ein effektives Werkzeug für die zeitliche Steuerung. Diese Methode begrenzt die Dauer für einzelne Tagesordnungspunkte und sorgt dafür, dass das Meeting zielgerichtet verläuft. Für Themen, die innerhalb des Meetings nicht behandelt werden können, gibt es ein ultimatives Werkzeug: den Parkplatz. Themen, Fragen und Streitpunkte, die wichtig sind, werden sichtbar, für alle auf einem Flipchart notiert und im Nachgang des Meetings aufgearbeitet. Entweder per Mail oder in einem separaten Meeting. Der Parkplatz ist mit Abstand das beste Tool, um den Fokus im Meeting aufrechtzuerhalten, weil er Themen abkürzen oder ausklammern kann und trotzdem jedem Teilnehmer das Gefühl gibt, gehört zu werden. Wichtig: die Themen auf dem Parkplatz im Nachgang auch wirklich aufzuarbeiten. Was uns zur dritten Säule führt:
Eine gründliche Dokumentation ist oft wichtiger als das Meeting selbst. Dies beginnt mit einem präzisen Protokoll. Denn die genaue Aufzeichnung der besprochenen Punkte, Entscheidungen und vor allem der aus dem Meeting resultierenden Aufgaben ist essenziell für den nachhaltigen Erfolg. Ein Meeting ohne Protokoll hat praktisch nicht stattgefunden. Aber, das Wissen um die Aufgaben allein garantiert noch keine Umsetzung. Deshalb sind Follow-ups, die Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen, unerlässlich für die Realisierung der besprochenen Inhalte.
Eine kontinuierliche Verbesserung der Meetingkultur erfordert regelmässiges Feedback. Feedback sollte nicht nur gegeben, sondern auch aktiv eingefordert werden, und zwar auf allen Ebenen der Hierarchie. Es ist wichtig, dass Feedback auf einer gleichberechtigten Ebene stattfindet.
Happy Meeting – Ihr Schlüssel zur Meeting-Revolution
In unserem Playbook für eine grossartige Zukunft, erfahren Sie, wie Sie die drei Säulen effektiver Meetings mit 13 praktischen Hacks stärken können. Dieses Buch ist ein unverzichtbarer Leitfaden, um Ihre Meetings und Ihr Unternehmen zu transformieren. www.happymeeting.com
Fazit: Wer seine Meetings verändert, kann alles verändern
Ähnlich wie in «Der Tag, an dem die Erde stillstand», wo das Schicksal der Menschheit von einer grundlegenden Verhaltensänderung abhängt, benötigen Unternehmen heute diese Anpassungsfähigkeit für ihren Erfolg. Dies gilt insbesondere für die Gestaltung von Meetings. Meetings sind ein mächtiges Instrument für sozialen, wirtschaftlichen und technologischen Wandel. Die drei Schlüsselelemente – Energie, Struktur und Dokumentation – bieten einen soliden Ansatz, um Ihre Meetings effektiver zu gestalten und damit eine dauerhafte positive Veränderung in Ihrem Unternehmen zu bewirken. Das ist schliesslich der Sinn einer Revolution.
Pascal Baumgartner
Pascal Baumgartner ist FutureWork-Enthusiast und zertifizierter Businesstrainer.
Danny Wünsch
Danny Wünsch ist Brandcoach und ein international ausgezeichneter Copywriter. Mit dem «House of Future Skills» sorgen sie gemeinsam dafür, dass Unternehmen ihr volles Potenzial entfalten und sich wieder mehr Menschen auf Montag freuen. www.houseoffutureskills.com
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